Das Praxis-Team als Erfolgsfaktor in der Praxis
Durchschnittlich entfallen rund 14% der ärztlichen Arbeitszeit auf Verwaltungstätigkeiten. Dies geht aus dem Ärztemonitor hervor, einer Umfrage von KBV und NAV unter rund 11.000 Ärztinnen und Ärzten. Mediziner mit unterdurchschnittlich niedrigem Verwaltungsaufwand zeigten sich dabei deutlich zufriedener mit Arbeit und Einkommen und fühlten sich am Ende eines Arbeitstages weniger erschöpft. Der Umfang der Verwaltungstätigkeit ist offenbar ein überaus wichtiger Faktor für die persönliche Arbeits- und Lebensqualität von Ärzten.
Das Ausmaß, in dem ein Praxisinhaber persönlich mit Verwaltungsarbeiten belastet wird, ist dabei keineswegs nur von praxis-externen und unbeeinflussbaren Faktoren abhängig. Vielmehr kann der Praxisinhaber selber Einfluss nehmen auf das Ausmaß von Verwaltungstätigkeiten, das ihn persönlich erreicht.
Voraussetzung für eine Entlastung von Bürokratie ist zunächst eine ausreichende Personalkapazität. Arbeitet das Personal bereits dauerhaft an der Leistungsgrenze, können zusätzliche Verwaltungsarbeiten nicht auf das Team verlagert werden. Eine Ausweitung der zur Verfügung stehenden Arbeitskapazität gelingt entweder durch eine Verbesserung der Arbeitseffizienz oder durch eine Aufstockung der Arbeitsplätze – möglicherweise auch durch beide Maßnahmen parallel. Mehrkosten im Personalbereich, die zu einer wirksamen Entlastung des Praxisinhabers führen, können in der Regel in überproportionale Umsatzsteigerungen umgemünzt werden – oder in persönliche Entlastung und damit in ein „Mehr“ an persönlicher Lebensqualität.
Einfluss auf die Effizienz des Praxisteams hat der Praxisinhaber meist unmittelbar. Natürlich helfen eindeutige Zuständigkeiten (schriftlich!). Zudem sollten seltene, wichtige und komplizierte Arbeitsabläufe in Form von Checklisten verfügbar sein. Ab einer bestimmten Größe haben sich Hierarchien bewährt und ebenso die Abstellung einer Mitarbeiterin nur für Verwaltungsarbeiten. In Teamsitzungen sollten die vereinbarten To-Dos in einem schriftlichen Protokoll festgehalten werden, anhand dessen zu Beginn der nächsten Teamsitzung die Aufgaben als erledigt gekennzeichnet oder vorgetragen werden.
Diese und andere Maßnahmen gehören zum Basiswissen in der Praxisorganisation. Auswirkungen auf die Arbeitseffizienz des Praxisteams (und damit auf das Ausmaß der Unterstützung, das der Praxisinhaber erfährt) hat jedoch ganz wesentlich auch der persönliche Führungsstil des Praxisinhabers. Zu nennen sind:
1. Richtig Delegieren
Wer Aufgaben an seine Mitarbeiter delegiert, demonstriert diesen sein Vertrauen. Mitarbeiterinnen, die auf diese Weise Förderung, Rückendeckung und Wertschätzung durch die Praxisleitung erfahren, werden hoch motiviert sein, das entgegengebrachte Vertrauen zu rechtfertigen. Voraussetzung ist, dass einige Regeln beim Delegieren eingehalten werden. Die delegierte Aufgabe muss für die Mitarbeiterin zu bewältigen sein, darf sie aber auch nicht unterfordern. Zudem ist sorgfältige Einweisung zu Beginn nötig, denn der positive Effekt kehrt sich schnell in Frustration um, wenn mangels Erklärung und Information die Aufgabenstellung unklar bleibt.
2. Feedback geben
„Nicht geschimpft ist genug gelobt“: Dieses u.a. von Willy Brandt beherzigte Motto ist in der Arztpraxis fehl am Platz. Regelmäßiges und begründetes Feedback (im positiven wie im negativen) fördert Einsatzbereitschaft, Selbstsicherheit und Leistungsfähigkeit der Mitarbeiterinnen. Denn fundiertes persönliches Feedback unter 4 Augen stellt eine Form der persönlichen Wertschätzung dar.
3. Fehlertoleranz
Eine besonders wichtige Rolle für den Praxiserfolg spielt erfahrungsgemäß die Fehlerkultur einer Praxis. Nur wenn die Mitarbeiterinnen das Gefühl haben, dass aus der Bekanntgabe eines eigenen Fehlers keine persönlichen Nachteile entstehen, kann die Praxisleitung sicher sein, von (in jeder Praxis auftretenden) Fehlern zeitnah zu erfahren. Dies ist von besonderer Bedeutung, denn nur auf diese Weise kann der Praxisinhaber möglicherweise drohende negative Folgen eines Fehlers abwehren und ggf. präventive Maßnahmen gegen ein erneutes Auftreten desselben Fehlers ergreifen.
TIPP: Qualifizieren Sie einer Ihrer Mitarbeitern zur Praxismanagerin, um für Sie zusätzliche persönliche Entlastung zu schaffen. Die Frielingsdorf Akademie bietet den nächsten 1-wöchigen Fortbildungsgang zur Praxismanagerin mit IHK-Abschluss an vom 14.10.2013 bis zum 18.10.2013 in Köln. Bei Interesse fordern Sie Informationsmaterial an unter info@frielingsdorf.de oder per Fax (0221 / 139 836-65). Lehrgangsinhalte und online-Anmeldung auch unter www.frielingsdorf-akademie.de