Anforderungen an ein Fahrtenbuch geklärt
Nun ist es also soweit – am 06. Mai ist das Gesetz zur Eindämmung missbräuchlicher Steuergestaltungen und damit die Beschränkung der 1%-Regelung auf Fahrzeuge, die zu mehr als 50% betrieblich genutzt werden, in Kraft getreten. Da trifft es sich, dass der Bundesfinanzhof in drei vor kurzem veröffentlichten Urteilen geklärt hat, welche Anforderungen an ein Fahrtenbuch zu stellen sind.
In einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch müssen bei beruflichen Reisen Angaben zum Datum, zum Reiseziel, zum aufgesuchten Patienten (Patientenname oder Patientennr. sind hier erforderlich, allein die Angabe Patientenbesuch reicht nicht aus) oder Geschäftspartner bzw. zum Gegenstand der dienstlichen Verrichtung und den am Ende der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand gemacht werden. Die jeweiligen Gesamtkilometerstände haben vollständig und in fortlaufendem Zusammenhang zu sein. Mehrere Teilabschnitte einer einheitlichen beruflichen Reise dürfen miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden. Dafür sind jedoch die einzelnen aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner in zeitlicher Reihenfolge aufzuführen.
Die Vollständigkeit und Richtigkeit dieser Aufzeichnungen muss gewährleistet und mit einem vertretbaren Aufwand auf Richtigkeit hin überprüfbar sein. Sie sind zeitnah und in gebundener oder geschlossener Form festzuhalten. Diese Aufzeichnungen können und dürfen nicht auf losen Zetteln erfolgen. Ein „Fahrtenbuch“ setzt schon begrifflich eine buch-förmige äußere Gestalt voraus. Nachträgliche Einfügungen oder Veränderungen müssen ausgeschlossen bzw. deutlich als solche erkennbar sein. „Ordnungsgemäß“ ist ein Fahrtenbuch nur, wenn die Fahrten geordnet und in ihrem fortlaufenden zeitlichen Zusammenhang wiedergegeben werden. Die geführten Aufzeichnungen haben in einer übersichtlichen äußeren Form zu erfolgen. Die Aufzeichnungen von losen Zetteln deutlich später in ein Fahrtenbuch zu übertragen ist unzulässig.
Die Führung eines Fahrtenbuchs mittels Computersoftware ist zulässig. Dabei ist die Nutzung eines der vielen speziellen Fahrtenbuch-Programme nicht zwingend vorgeschrieben. Es ist zu beachten, dass ein elektronisches Fahrtenbuch nur dann ordnungsgemäß ist, wenn nachträgliche Veränderungen der ursprünglichen Eingaben technisch ausgeschlossen sind, oder diese in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offengelegt werden. Erfolgt das nicht, so ist der erzeugte Datenbestand kein in sich geschlossenes Verzeichnis und damit auch kein Fahrtenbuch. Aufzeichnungen mit Programmen wie Excel von Microsoft oder damit vergleichbaren andere Programme erfüllen diese Anforderungen nicht.
Ist in der Vergangenheit die Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs nicht anerkannt worden, so hatte das zwangsläufig die Anwendung der 1%-Regelung zur Folge. Welche Folgen das in der Zukunft haben wird, bleibt abzuwarten.
Quelle: ADVISA GmbH Berlin, eine von 130 bundesweit im Verbund tätigen Steuerberatungsgesellschaften mit der Spezialisierung auf Mediziner;
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