Praxisgebühren, steuerlich betrachtet
Die Zahlung der Praxisgebühr ist steuerlich als Einnahme aus der ärztlichen Praxis zu behandeln. Sie ist nichts anderes als eine Vorauszahlung auf eine spätere Honorarabrechnung der KV, die jedoch von dem Patienten erbracht wird. Der Patient zahlt die Praxisgebühr zumeist in bar. Ärzte führten bis dato selten eine Kasse, da weder Barzahlungen durch Patienten noch Barausgaben in größerem Umfang getätigt wurden. Nunmehr werden jedoch Beträge in erheblicher Höhe vereinnahmt, die Honorarzahlungen sind. Diese Bareinnahmen müssen täglich aufgezeichnet werden. Erforderlich ist, dass abends ein Kassensturz gemacht wird. Durch den Abzug des Kassenbestandes vom Vortrag kann so die tägliche Bareinnahme ermittelt werden. Dies war bisher nicht erforderlich, da Bareinnahmen, die steuerlich wirksam werden, nicht vorhanden waren.
Das entscheidende Problem: Den Arzt trifft die faktische Beweislast, seine Einnahmen gegenüber dem Finanzamt glaubhaft zu machen. Weichen die vom Arzt als Bareinnahme verbuchten Praxisgebühren von dem Abzug der KVen ab, werden die Betriebsprüfer die von der KV abgerechneten Praxisgebühren als „Soll-Bareinnahmen“ des Arztes betrachtet. Die Betriebsprüfer nutzen eine nicht tägliche Aufzeichnung der Bareinnahmen gern als Aufhänger, um nicht gerechtfertige Gewinnzuschätzungen vorzunehmen. Davor schützt Sie nur eine tägliche Aufzeichnung der Bareinnahmen.
Diese Aufzeichnungen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Wird die Quittung durch die EDV erstellt, muss für diese elektronisch erstellten Belege der EDV-gestützte Zugriff durch die Finanzverwaltung 10 Jahre lang möglich sein. Eine genaue Aufzeichnung hilft auch gegenüber der KV hinsichtlich der Überprüfung der Abschlagszahlungen. Ohne entsprechende Aufzeichnungen kann die Kürzung der Zahlungen durch die KV nicht überprüft werden. Auch hier trifft den Arzt im Zweifel die Beweislast!
So sind Sie auf der sicheren Seite: Notieren Sie die Bareinnahmen täglich. Da dem Patienten eine Quittung über die Zahlung der Praxisgebühr auszuhändigen ist, könnte entweder der Durchschlag der Quittung zur Kasse gelegt und dann die einzelnen Einnahmen aufgezeichnet werden. Andererseits besteht auch die Möglichkeit, in der Praxissoftware eine entsprechende Schlüsselung vorzunehmen. Wenn es die Software erlaubt, sollte zudem mit ihr die täglich vereinnahmte Praxisgebühr dokumentiert werden.
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